Cotización

El cliente debe diligenciar con el asesor el documento de cotización en el que se proporcionan los datos básicos con los cuales un cliente puede tomar una decisión de compra. La información que se genera en el formato de cotización es la siguiente:

• Fecha
• Nombre del cliente completo
• Características del vehículo de interés: nombre, precio, modelo, placa
• Simulación de posible funcionamiento según necesidades del cliente
• Información adicional como accesorios de boutique y precios
• Valor de la retoma si es el caso y placas de este

Nota: el cliente conservará el original de la cotización.

Separación del vehículo

Luego de tomada la decisión de compra por parte del cliente, el vendedor separa el vehículo, informando al jefe de usados.

Elaboración orden de pedido
El formato “orden de pedido” es el documento por medio del cual se formaliza la venta del vehículo.

Este formato del programa DMS (2201) debe diligenciarse con el cliente ya que en el reposa la información definitiva acerca de:

• Nombres e identificación del cliente
• Direcciones y números telefónicos de contacto
• Precio y formas de pago
• Datos del vehículo en retoma en caso de aplicar
• Precio del vehículo en retoma
• Firma de aceptación del gerente de usados, asesor y cliente. Al cliente se le debe entregar una copia del pedido firmado.

Nota: la asignación de los vehículos se hace desde gerencia comercial.

Retoma usado
 

En caso de recibir un vehículo usado en parte de pago, en el momento de la firma del pedido del usado, el cliente debe suministrar los siguientes datos del vehículo en retoma para proceder a la apertura de la carpeta:

• Copia de la matrícula
• Seguro obligatorio
• Ajuste v o F2
• Recibos de pago de impuestos de los últimos años
• Historial de transito
• Paz y salvo de impuestos

La retoma se formaliza cuando el jefe de usados:

• Firma el documento (peritaje) retoma de vehículo usado
• El cliente deja el vehículo en el concesionario
• Se firma formato “inventario del vehículo usado”por parte del alistador de vehículos usados, el asesor que esta haciendo el ingreso y el jefe de usados.

Facturación
 

Pedido de orden de facturar
El asesor deberá presentar al jefe de cartera el pedido firmado por el asesor, y el jefe de usados.

En caso de financiación debe presentarse la carta de aprobación del crédito más el pedido; el jefe de cartera debe firmar la orden.

Facturación
El asesor entrega el pedido a la secretaria comercial junto con la orden de facturar firmada por jefe de cartera. La secretaria comercial procede a elaborar la factura e insertar el documento dentro de la carpeta del vehículo.

En caso de financiación
La financiera requiere la factura para elaborar los documentos o una carta donde estén los datos del vehículo firmados por el jefe de usados, con los cuales se graba la prenda. Por esta razón el asesor entrega a la financiera una copia y la financiera inicia los trámites internos.

Traspaso del vehículo
 

Venta del vehículo sin financiación
El cliente firma un formulario para traspasar el vehículo usado y el asesor entrega a la secretaria de gerencia comercial la carpeta del vehículo con la orden de traspaso suministrada por el jefe de cartera, previa verificación que el vehículo se encuentre cancelado en su totalidad.

Al gestor le son entregados los documentos exigidos por el organismo de tránsito y se espera la llega del traspaso en un tiempo de tres días aproximadamente dependiendo del organismo de tránsito.

Asegurar el vehículo
El asesor se comunica con el vendedor de seguros del cliente para proporcionarle los documentos necesarios para darle cobertura con la aseguradora correspondiente.

Venta del vehículo con financiación
El cliente firma un formulario para traspaso y otro para la prenda además le entrega al asesor la prenda que deberá registrarse en el organismo de transito.
El jefe de cartera verifica que el vehículo se encuentra cancelado para autorizar el traspaso.
Al gestor se le entregan los documentos exigidos por el organismo de transito y se espera la llegada del traspaso en un tiempo aproximado de tres días.
El asesor deberá encargarse de hacer llegar a la financiera los documentos necesarios para completar el trámite y así CARIBE MOTOR recibirá carta de autorización de entrega por parte de la financiera, o cheque.

Entrega del vehículo
El asesor comercial reclama a la secretaría comercial la carpeta completa. Con documentos para diligenciar como CHECK LIST, SCOPE, Y CARTA DE NO GOZA DE GARANTIA, y demás documentos remitidos por el transito.

Pedido de orden de salida
El jefe de cartera revisa que todos los gastos referentes al vehículo hayan sido cancelados: gastos de traspaso y órdenes de taller en caso de que se hayan generado para instalaciones o reparaciones adicionales. Para solicitar cualquier trabajo o instalación adicional al taller o almacén, se deberá diligenciar el formato “solicitud de reacondicionamiento”.
Con la orden de salida se procede a la entrega.

Revisión del vehículo en sala de usados
Con anterioridad a la entrega el asesor comercial y el peritador deberán revisar que el alistamiento este completo y que los accesorios del vehículo funcionen bien, en caso de observaciones deberá comunicarse  al alistador para que se haga la corrección antes de la llegada del cliente.

Entrega

El asesor comercial entrega al cliente los documentos del vehículo siguiendo el orden del documento, se elabora el check list de documentos y el cliente firma de conformidad.
Para la entrega física del vehículo se sigue el orden de entrega:

• Mostrar el frente y el compartimiento del motor, indicar como se hace la apertura del capo, advertir la ubicación de los recipientes de los fluidos e informarle cual es la periodicidad del cambio y cuando hacer la adicción.
• Indicar cómo se hace la apertura y cierre de puertas, vidrios eléctricos y seguro de     niños.
• Indicar apertura y cierre de baúl, así como la ubicación de llanta de repuesto, gato y palanca.
• Entrega de dos llaves probadas si existen, bloqueo central y vidrios eléctricos.
• El cliente debe sentarse en el puesto del conductor mientras el asesor desde el lado del pasajero explica de izquierda a derecha:
  • Apertura de capot
  • Apertura tapa combustible
  • Switches, indicadores, testigos, aire acondicionado, ventilación, espejos retrovisores.
  • Ceniceros.
  • Verificación del funcionamiento del radio, parlantes, guantera, iluminación interior.
  • Sistema de arranque.
  • Ajuste de asientos, apoya cabezas y cinturones.

Partida del cliente
El asesor deberá retirar el vehículo usado de la sala para comodidad y seguridad del cliente.
Se verificará nuevamente que la orden de salida este en manos del cliente para ser entregada al vigilante y autorice la salida del concesionario.

Procedimiento de retoma de vehículos usados

Para dar su vehículo usado como parte de pago, usted debe diligenciar con el asesor comercial los siguientes documentos, para la legalización del trámite.

• Diligenciar el documento de retoma con todos los datos, casillas completas y las firmas solicitadas.
• Peritaje del vehículo sin excepciones.
• Historial del vehículo que debe solicitar como mínimo con 3 días de anticipación en la oficina de usados.
• El asesor debe hacer o solicitar al cliente el ajuste v mínimo con 3 días de anticipación.
• El vehículo debe ser integrado al sistema, y éste conlleva a un proceso, por lo cual deben presentar la copia de la matrícula del vehículo en retoma para generar el contrato de mandato.
• En el momento de entregar la carpeta en la oficina de usados debe tener copia y original de la matrícula, el soat y el certificado de gases o revisión técnico  mecánica (NOTA: si el vehículo ya cumplió la fecha de la revisión, y no la ha realizado no se recibirá.)
• Fotocopia de la cédula del cliente que está dejando el vehículo, si está a nombre de una empresa debe tener la cámara de comercio vigente de dicha empresa. Ésta es una exigencia del transito, sin excepciones.
• Fotocopia de la factura del vehículo nuevo elegido por el cliente.
• Contrato de compraventa autenticado.
• Formulario de traspaso firmado y autenticado por el cliente que está dejando el vehículo.
• Recibos de pago de semáforos y de impuestos de los últimos años o en su defecto el paz y salvo de impuestos si no los tiene se cobrará a la fecha lo correspondiente.
• Además de cumplir con estos trámites deberá entregar los accesorios básicos (duplicado de llaves, catálogos, panel, encendedor, llave de cocas) en caso de que alguno de estos accesorios falte se debe solicitar al jefe de Vehículos Usados la  autorización firmada para ingresar el vehículo.
• Cuando se cumplan estos requisitos se debe solicitar en la oficina de usados el debido desglose de gastos de retoma, para que el departamento de cartera le confirme la orden de salida del vehículo nuevo.

Si el vehículo aparece con prenda

• Debe entregar con la carpeta la carta de levantamiento de reserva de dominio. O en su efecto una carta donde nos autorice como empresa para realizar los procedimientos necesarios.
• Cámara de comercio de la empresa que levanta la prenda.
• Firmar  otro formulario para el levantamiento de la prenda, aplica para todos los tránsitos